Elektronické obstarávanie a Verejné obstarávanie

eks_logo

S pojmom EKS (elektronický kontraktačný systém) alebo VO (verejné obstrarávanie) sa väčšina štátnych subjektov už zrejme stretla. V tomto článku sa nebudeme zaoberať ako funguje trhovisko EKS (toto nájdete na ilustračnom videu na konci). Zameriame sa na technickú predprípravu zadania zákazky, resp. zadanie správneho popisu obstarávaných tovarov a služieb.

Pokiaľ chcete, aby ste vo finále obstarali tovar ktorý požadujete, je vhodné pri obstarávaní produktov postupovať podľa nasledovných bodov:

Špecifikácia tovaru – pýtajte sa toho človeka, ktorý bude s tovarom reálne pracovať. Ten najlepšie pozná potreby na daný tovar. Nevyberajte bezhlavo iba podľa obrázku z katalógu či internetu.
Nechajte si poradiť odbornou firmou/dodávateľom technológie, či to čo chcete, je naozaj to čo potrebujete. Na výber je veľa variant a typov a je treba vybrať si tú správnu pre Vaše potreby. Správnym výberom si ušetríte veľa starostí a vyhnete sa prípadnému sklamaniu v budúcnosti. Nie nadarmo sa hovorí ,,dvakrát meraj, jedenkrát rež“. Takisto nezabúdajte na nutné/odporúčané príslušenstvo k strojom. Husle bez sláčika veľa muziky neurobia.
Preverte si, či to čo potrebujete, viete aj fyzicky nainštalovať do vašich priestorov a aké ďalšie náklady a podmienky s tým súvisia (skontrolujte všetky prístupové dvere, rozmery výťahu/schodiska, potrebné inštalačné média v dostatočnej kapacite – voda, elektrina, plyn, odpad, vzduchotechnika; potrebný priestor na mieste inštalácie). Veľakrát sa stáva, že obstaraný tovar sa nevojde do kuchyne alebo ho nie možné pripojiť na jestvujúce prívody.
Špecifikujte do opisného formulára dôležité parametre zariadení (rozmer, príkon, kapacitu v jednotkách, prevedenie, podstatné funkcie na ktorých trváte). Čím presnejšie tovar špecifikujte, tým dávate potenciálnym dodávateľom jasnejšiu predstavu o vašich potrebách a menší priestor na nechcené ,,ekvivalenty“, ktoré bohužiaľ väčšinou neplnia vami požadované funkcie, potreby ani predstavy. Nesúťažte iba ,,auto čo má 4 kolesá a volant".
Špecifikujte do opisného formulára požadované služby k výrobku (doprava, montáž na predpripravené prívody, zaškolenie, záruka, termín dodávky tovaru, certifikáty/CE vyhlásenia na tovar, oprávnenie na montáž a servis daných výrobkov od výrobcu/dovozcu technológie, doloženie referenčných zákaziek v požadovanej hodnote)
Stanovte si pokuty za nedodržanie podmienok (špecifikácie tovaru, služieb, termínu dodania, nezodpovedajúceho ekvivalentu)
Trvajte na zaslaní špecifikácie výhercom ponúkaného tovaru. Tj. technický opis (katalógové listy výrobkov s obrázkami) a ponúkanú značku výrobkov. Túto si dôkladne porovnajte, či zodpovedá vašim potrebám (viď bod 4 a 3). Pri akomkoľvek rozdiely si pýtajte písomné vysvetlenie. Vysvetlenie dodávateľa skonzultujte so zodpovednou osobou, ktorá sa vyzná v daných veciach.
V prípade nesúhlasných rozdielov rozporujte súťaž a dožadujte sa nápravy (dodania výrobku a služieb zodpovedajúcich požadovanej špecifikácii). Takisto trvajte na potvrdení požadovaného termínu dodania. Bežne sa stáva, že výherca súťaž síce cenovo vyhrá, ale nie je schopný dodržať ostatné podmienky. Až po splnení všetkých podmienok akceptujte zmluvu.
Po dodaní tovaru si tovar riadne skontrolujte podľa predom doložených technických listov výhercu (či dodal všetko ako deklaroval, vrátane požadovaného príslušenstva). Trvajte na doložení všetkých dokladov k tovaru a na zaškolení personálu v dostatočnej kvalite.
Nesúťažte iba najnižšiu cenu (obzvlášť u VO)! Nie všetko čo sa trblieta je zlato. Aj kvalitné auto bez kvalitných služieb/servisu sa pokazí, a pokazené je Vám k ničomu. Pamätajte na to a nenechajte sa zlákať výhodnými ponukami od nepreverených dodávateľov.

Po absolvovaní prípravnej fázy sa môžete pustiť do samotného zadávania zákazky a súťaže. Pokiaľ si na to sami netrúfate, odporúčame toto prenechať externej agentúre, alebo človeku s patričnými skúsenosťami a oprávnením.
Na výber sú nasledovné možnosti: